Qué es una carta de cobranza


Cuando se dispone de un negocio o se realiza una transacción, en ocasiones es necesario recurrir a las cartas de cobranza, sobre todo cuando el cliente no paga de forma oportuna. En tal sentido, es conveniente saber ¿qué es y cómo se hace?

¿Qué son las cartas de cobranza?

Las cartas de cobranza son recursos que se utilizan para solicitar a los clientes deudores que realicen su pago a la brevedad posible, haciendo uso de los canales regulares de comunicación y dando al asunto la seriedad que amerita.

La idea de estas cartas de cobranza es recordar la deuda y solicitar que sea pagada en el menor lapso de tiempo posible.

En ocasiones, es necesario incluir fechas tope para el pago en estas cartas, así como las consecuencias potenciales en caso de que no se realice el mismo y cualquier otro aspecto que se considere oportuno mencionar.

¿Por qué es necesaria una carta de cobranza?

En primera instancia, las cartas de cobranza conforman el sustento o base legal que respalda posibles acciones futuras. De esta manera, en caso de presentarse la necesidad de recurrir a las autoridades, existe el precedente de la correspondencia enviada.

En segundo lugar, las cartas de cobranza evitan cualquier confrontación entre el deudor y el acreedor, que pueda generarse como consecuencia del descontento entre las partes por la situación presente.

Además, al hacer uso de las cartas de cobranza es posible llevar cierto orden administrativo, haciendo seguimiento a los casos de cuentas por cobrar y finiquitando la mayoría de ellos.

¿Cómo hacer una carta de cobranza?

Hacer una carta de cobranza puede resultar muy sencillo, siempre y cuando se tengan claros los puntos clave que deben incluirse y se redacte a través de estos pasos:

  1. Se debe comenzar la carta indicando la ciudad y fecha de emisión.
  2. Posteriormente se deben colocar los datos de identificación, incluyendo una palabra cordial como “Estimado” seguido de una etiqueta que puede ser “Señor” y el nombre del destinatario.
  3. Seguidamente es necesario colocar lo correspondiente al cuerpo de la carta de cobranza donde se indica el motivo de la misma, recordando el evento que ha generado la deuda o la factura, lo que se desea lograr con la correspondencia, la fecha tope para el pago, los datos para realizarlo y las posibles consecuencias o sanciones en caso de no pagar, además de números de contacto.
  4. Colocar un cierre o despedida que indique al deudor la disposición de la empresa o acreedor para recibir su respuesta.

Plantilla para descargar

Si quieres descargar una plantilla de carta de cobranza para que te sirva de base aquí lo puedes hacer. Es totalmente gratuita. Para personalizarla, tan solo tendrás que modificar los campos señalados.

Modelo y ejemplo de carta de cobranza

Existen cartas de cobranza que pueden utilizarse como modelos para crear nuevas a partir de estas, porque se adaptan a cualquier situación. Sin embargo, otras son mucho más específicas y particulares para ciertos casos.

Un ejemplo de estructura de una carta de cobranza general es el siguiente:

Ciudad y fecha

Remitente

Destinatario

Cuerpo de la carta, incluyendo los aspectos mencionados en el punto anterior. En este aparatado puedes poner todos los aspectos que consideres importantes. Si tienes dudas y necesitas algún ejemplo concreto, consulta todos nuestros modelos de cartas de cobro.

Cierre y despedida

Firma del remitente