Cuando se tiene un negocio, propiedad en alquiler o se prestan servicios que requieren ser pagados, una de las actividades más tediosas es cobrar, especialmente si los clientes no son puntuales con esta obligación. Para estas ocasiones existen las cartas de cobro, sobre las cuales se trata este artículo.
¿Qué son las cartas de cobro?
Son documentos escritos que facilitan la tarea de cobrar, permitiendo notificar a los deudores sobre el vencimiento del plazo para el pago.
Se trata de un escrito informativo que se entrega al deudor para solicitarle el pago a la brevedad. En esta misiva se informa sobre las consecuencias del retraso en la cancelación de la deuda y cualquier otro aspecto inherente al caso.
El objetivo de esta carta de cobro es que el deudor la lea en su totalidad y efectúe el pago cuanto antes. En caso contrario, se continúan enviando cartas cada vez más concretas y severas, de forma que sirvan como medida de presión.
¿Por qué es necesaria una carta de cobro?
Las cartas de cobro son necesarias como evidencia de que se han realizado las gestiones de cobranza antes de recurrir a acciones legales, por ejemplo.
Además, para evitar confrontaciones que pueden suscitarse ante la acción de apersonarse para cobrar al deudor, poniendo en riesgo incluso la integridad física de ambas partes.
¿Cómo hacer una carta de cobro?
Realizar una carta de cobro implica algunos elementos de suma importancia que se deben considerar antes de redactarla:
- Si se desea o no mantener al cliente.
- Si se trata de la primera carta de cobro.
- El carácter ético con el que se debe manejar la situación.
Una vez considerado lo anterior, se puede comenzar a elaborar la carta de cobro siguiendo algunos pasos sencillos:
- Se colocan los datos que hacen referencia a la ciudad y fecha de elaboración de la carta de cobro.
- Añadir los datos de identificación de la persona a quien va dirigida la carta de cobro, incluyendo nombres y apellidos completos con el prefijo correspondiente (“señor”, “señora” u otros) y opcionalmente los términos “apreciado o apreciada”, “estimado o estimada”.
- Se redacta el cuerpo de la carta que explica el motivo de la misma, citando el evento que ha generado la deuda, la factura a la cual corresponde, aquello que se pretende con el texto, el plazo en el que debe pagar, las posibles consecuencias o sanciones en caso de no hacerlo y finalmente los datos para realizar la cancelación y los números de contacto correspondientes.
- Por último, se debe incluir un cierre con frases como “Quedando atentos” o “atentamente”, seguido de la firma e identificación de quien redacta y envía la carta.
Plantilla para descargar
Si quieres descargar una plantilla para que te sirva de base aquí lo puedes hacer. Es totalmente gratuita. Para personalizarla, tan solo tendrás que modificar los campos señalados.
Modelo y ejemplo de carta de cobro
En general, las cartas de cobro son bastante similares pero dependiendo del objetivo que pretendan lograr pueden variar en algunos aspectos concretos.
Cuando se trata de una carta de cobro general, esta puede ser de la siguiente forma:
Ciudad y fecha
Remitente
Destinatario
Cuerpo de la carta, incluyendo los aspectos mencionados en el punto anterior. En este aparatado puedes poner todos los aspectos que consideres importantes. Si tienes dudas y necesitas algún ejemplo concreto, consulta todos nuestros modelos de cartas de cobro.
Cierre y despedida
Firma del remitente