Es común encontrar en las grandes empresas un amplio listado de clientes a los que se les brinda cierto plazo para el pago de sus facturas. Cuando estos se retrasan, surge la necesidad de recurrir a las cartas de cobro de cartera.
¿Qué son las cartas de cobro de cartera?
Las cartas de cobro de cartera son documentos empresariales a los que se recurre cuando un cliente del listado de la empresa se retrasa en sus pagos, excediendo el plazo de tiempo establecido para la cancelación de una o más facturas.
En tal sentido, se hace necesario realizar un llamado a la acción que recuerde al cliente su adeudo, sin ser irrespetuoso ni correr el riesgo de perderlo.
¿Por qué es necesaria una carta de cobro de cartera?
Cuando de industrias o empresas se trata, es necesario tomar en cuenta la posibilidad de cometer errores u omitir ciertas cosas, principalmente debido a la gran cantidad de personal y tareas que deben cumplirse en los negocios de mediana y gran escala.
En tal sentido, es necesario recurrir a las cartas de cobro de cartera para recordar a los clientes ser puntuales con su pago, sin caer en la insistencia.
Finalmente, estas cartas son necesarias para gestión administrativa de cualquier empresa, ya que facilitan el cobro de deudas.
¿Cómo hacer una carta de cobro de cartera?
Hacer una carta de cobro de cartera es un proceso sencillo, basta con disponer de un modelo y modificar aquellos aspectos que sean necesarios:
- Se debe citar el evento que suscitó la deuda, adjuntando la o las facturas necesarias a la carta.
- Debe dirigirse y redactarse de forma respetuosa, solicitando el pago lo más formal posible.
- Se debe indicar el plazo de vencimiento y la fecha tope para el pago del adeudo, citando los términos a los que la empresa se apega.
- Es importante recordar, además, los medios de contacto disponibles y formas de pago.
Plantilla para descargar
Si no pretendes redactar una carta de cobro de cartera desde cero, te regalamos una plantilla para descargar para que te sirva de base. Es totalmente gratuita. Para personalizarla, tan solo tendrás que modificar los campos marcados.
Modelo y ejemplo de carta de cobro de cartera
Esta carta de cobro aplica de forma general y se dirige a una cartera de clientes completa.
Por lo tanto, no se suele estipular un destinatario en particular, sino que se dirige a todos los clientes por igual.
Este proceso se considera formal y se tramita a través del departamento correspondiente, ya que se aplica cuando más de un cliente de la cartera se encuentra moroso.
Se emplea para cualquier institución o negocio que requiera administración y en cuyo caso los clientes deban pagar de manera recurrente.
Madrid, 29 de noviembre de 2021
Colores Inc.
Estimado Cliente,
La presente es con motivo de recordarle que tiene una deuda pendiente con Color Inc. por un monto de 200 euros correspondientes a la factura número 2368585, cuyo plazo de pago venció el día 25 de noviembre del año en curso.
Le recordamos que todas nuestras ventas cuentan con un plazo de pago de 5 días hábiles, tal como se estipula en las condiciones de contratación.
Esperamos su pronta respuesta y recibir su pago a la brevedad posible.
Atentamente,
Departamento de Cobros de Colores Inc.
Firma o sello del remitente