En ocasiones, surge la incómoda situación en que los adeudos se hacen presentes, constituyendo un inconveniente para empresas o personas y es necesario enviar cartas de cobro a clientes morosos.
¿Qué son las cartas de cobro a clientes morosos?
Las cartas de cobro a clientes morosos son documentos que personas o empresas pueden emitir cuando algún cliente posee un adeudo que no ha pagado, cuyo plazo ha vencido y, a pesar de las solicitudes, no se ha recibido el pago.
¿Por qué es necesaria una carta de cobro para un cliente moroso?
Estas cartas de cobro son necesarias por varios motivos que valen la pena resaltar:
- Hacen saber al cliente deudor la seriedad del asunto y la necesidad de que realice su pago a la brevedad posible.
- Evitan la confrontación que puede generarse ante la frustración de una deuda por cobrar.
- Permite sentar un precedente de aviso de cobro, en caso de que llegue el punto en que deban tomarse acciones legales al respecto.
- Es una forma de hacer seguimiento administrativo a una situación de cuenta por cobrar, recurriendo a los canales regulares de comunicación formal, personal o empresarial.
¿Cómo hacer una carta de cobro para los clientes que no han pagado?
Hacer una carta de cobro a clientes morosos puede ser sencillo, si se tienen claros algunos aspectos en concreto:
- Debe dirigirse al cliente de forma respetuosa pero directa, para evitar confusiones.
- Debe redactarse en un lenguaje claro y coherente pero con base moral y ética, de forma que sea lo más respetuosa posible.
- Debe hacerse referencia clara a la deuda existente, al plazo de vencimiento de la misma y la fecha tope para efectuar el pago, además de las posibles repercusiones que pueden generarse en caso de no efectuarlo.
- Debe ser breve y estar compuesta por 1 folio, a menos que se adjunte algún soporte que avale la deuda, como por ejemplo una factura.
- Debe estar firmada por quien la emite, de forma clara y precisa, de ninguna manera puede hacerse anónima o general.
- Bajo ningún concepto puede ser realizada recurriendo a lenguaje inapropiado, irrespetuoso o amenazante.
Una vez que se tienen claros los aspectos anteriores, es momento de redactar la carta, tomando como ejemplo el modelo que ofrecemos a continuación.
Plantilla para descargar
Si no te apetece escribir una carta de cobro para un cliente moroso desde cero, te regalamos una plantilla para descargar para que te sirva de base. Es totalmente gratuita. Para personalizarla, tan solo tendrás que modificar los campos marcados.
Modelo y ejemplo de carta de cobro a clientes morosos
Como hemos explicado, este tipo de carta se emplea para aquellos clientes que se han retrasado en más de una ocasión con los pagos y puede realizarse de la siguiente manera:
Madrid, 20 de enero de 2022
Colores Inc.
Estimado Sr. Andrés,
La presente carta tiene como motivo recordarle su cuenta pendiente de 500 euros, que ha excedido su plazo para el pago.
Entendemos que los días festivos pueden haber motivado su retraso en el pago y rogamos que pueda realizarlo a la brevedad.
Le recordamos que tiene hasta el día 1 de diciembre para realizarlo y adjuntamos soporte del adeudo.
Esperando su pronta respuesta y la emisión del pago a la brevedad.
Atentamente,
Departamento de Cobros de Colores Inc.
Firma o sello del remitente